اكتشاف إشارات الإنذار
هناك ثلاثة مراحل لإدارة الأزمة:
- ما قبل الأزمة
- أثناء الأزمة
- ما بعد الأزمة.
وأهم ما يميز مرحلة ما قبل الأزمة هو عدم وجود خسائر وكوارث فعلية، وأن الأمر لا يعدو الشعور بالقل حيال إمكانية وقوع أزمة. وتبدأ مرحلة ما قبل الأزمة بوجود شعور وإحساس أن ثمة شيء يمكن أن يحدث، وذلك بسبب وجود إشارات للإنذار المبكر، فإن استطاعت المنظمة الانتباه إلى هذه المؤشرات وقامت بتحليلها ودراستها، ثم انتقلتا إلى مرحلة الاستعداد والوقاية أمكن منع الأزمة من الحدوث واحتوائها وامتصاصها. فكيف يمكن التعامل مع مرحلة إشارات الإنذار ومرحلة الاستعداد والوقاية. يحاول الفصل الحالي إعطاء تفصيلات عن هذا الأمر.
ويتكون الفصل الحالي من:
المرحلة الأولى: اكتشاف إشارات الإنذار.
المرحلة الثانية: الاستعداد والوقاية.
ما هي إشارات الإنذار؟
هي عبارة عن تحذيرات أو أعراض تنبئ عن إمكانية حدوث الأزمة. ولدى بعض المديرين حساسية عالية للشعور بإشارات الإنذار أو أعراض الأزمات، كما لو أن لديهم قرون استشعار، أو وحدات للاستشعار عن بعد، أو قدرة على التجسس والاستخبار، أو أن لديهم رادار أو “دش” لاستقبال المعلومات وتحليلها.
عزيزي المدير. إن قدرتك على التقاط الإشارات والمعلومات هي الأساس في إدارة الأزمات، وذلك حتى تستطيع ان تجمع أكبر قدر ممكن من المعلومات وأن تحللها وأن تفسرها حتى تمنع وقوع الأزمة. وفيما يلي بعض النصائح في هذا المجال:
نصائح في تطوير مهارة استقبال الإنذار
- انتبه لما يحدث حولك.
- لاحظ وتأمل تطور الأحداث داخل عملك.
- قارن إنجازات وحدتك بوحدات مشابهه.
- قارن إنجازات وحدتك بالإنجاز المخطط له.
- قارن إنجازات وحدتك الآن بالماضي.
- كن صادقاً وصريحاً.
- اعترف بالمشاكل ولو صغيرة.
- كن واقعياً.
- لا تستخف بما يحدث حولك.
- لا تستهين بالمشاكل الصغيرة (معظم النار من مستصغر الشرر).
- ارصد نقاط القوة والضعف في منظمتك.
- حلل ما هو متاح لديك من المعلومات وحد الأسباب والنتائج.
أمثلة من إشارات الإنذار
لا يلتفت المسؤولين إلى كثير من الإشارات والأعراض، بل يستهينون بها وربما ينسوها، وربما يتغابون في مواجهتها، والنصيحة الرئيسية لأي مدير أن ينتبه إلى صغائر الأمور التي يمكنها أن تؤدي إلى كبائر الأزمات “فالأنهار الكبيرة تأتي من الروافد الصغيرة”. ومع الانتباه والحذر يأتي أخذها بمحمل التحليل والدراسة وعدم الاستهانة بها.
إليك عزيزي المدير بعض مظاهر إشارات الإنذار المبكر:
- تلفيات مستمرة
- انخفاض في الإنتاجية
- ارتفاع معدل الغياب
- أعطال متكررة
- اليأس
- صراعات مستمرة
- ارتفاع معدل ترك الخدمة
- تراكم في المخزون
- انخفاض في المبيعات
- مشاكل مع العملاء
- تدهور في مواصفات الإنتاج
- تراخي العمل وإهمالهم
- صيانة متكررة
- زيادة في النفقات والمصروفات
- تدهور في الأداء
- عدم التعاون
- شكاوى العملاء من الموظفين
- شكاوى الموظفين من رؤسائهم
- عدم الانضباط السلوكي
- تداخل الاختصاصات
- مقاومة التغيير
- سوء الاتصال
- الدكتاتورية في العمل
لا تنخدع بإحساسك عن إشارات الإنذار
عزيزي المدير، ليس كافياً أن تعرف ما هي إشارات الإنذار المبكر، ولكن من الضروري أن تكتشف إشارات الإنذار، وأن تحللها وأن تدرسها. وانتبه، فليس في كل الأحوال سيقودك إحساسك إلى اكتشاف الأزمات، فربما تكون مخادعاً لنفسك، وانتظر فسنساعدك حالاً في رفع مهاراتك من خلال ما يطلق عليه “مصفوفة إشارات الإنذار”
يحمل الفرد في حياته وتصرفاته العديد من الأحاسيس والمشاعر والتوقعات، وقد يصدق في مشاعره وقد يخيب.
وفي مصفوفة إشارات الإنذار (الشكل القادم ) نحاول أن نجعلك أكثر دقة حول مشاعرك وأحاسيسك عما تراه من إشارات الإنذار، وأن تنتقل من مرحلة المشاعر والأحاسيس إلى مرحلة الواقع، والنصيحة تؤكد أن تحاول أن تكون أكثر واقعية.
إليك الآن مصفوفة إشارات الإنذار
إن تفاعل إحساسك أو مشاعرك مع الواقع يوضح أن هناك أربعة احتمالات:
(1) الواقعية: إذا كان احساسك الإداري ومشاعرك تشير إلى أن هناك أزمة، ويثبت الواقع أن هناك بوادر أزمة فعلية، فأنت إذاً واقعي.
(2) الإحساس الكاذب: إذا كنت تشعر أن هناك أزمة بينما يشير الواقع أنه ليس هناك أي أزمة فإحساسك كاذب وأنت متشائم، وتبالغ في الأمور. والأمر قد يكون خطأ شخصي منك أو أنك لم تقدر قيمة إشارات الإنذار، أو أن الإشارات خاطئة (أي أن هناك إنذار خاطئ).
(3) النعامة: وهي تشير إلى التعامي وعدم الانتباه إلى ما يحدث. فإذا كانت مشاعرك تشير أنه لا توجه أزمة. بينما الحقيقة والواقع يشير غلى أنه توجه أزمة. فالأزمة موجودة ولكنك لا تراها. فالأزمة موجودة والأهم أنك أنت في ازمة لأنك لا تراها. وهذا أصعب موقف يواجهك كمدير، فأنت هنا كالنعامة التي تدفن رأسها في الرمل حتى تختفي من الأعداء. ولقد وقعت في خطأين:
– فشلت في قياس الواقع.
– فشلت في مشاعرك غير الدقيقة.(
4) لا مشاكل: إذا كانت مشاعرك تشير إلى أنه لا توجد أزمة والواقع يشير إلى نفس الشيء، فالحمد لله فليس هناك مشاكل على الإطلاق.
عزيزي المدير… في أي مربع من المربعات الأربعة تود أن تجد نفسك؟
• إذا اخترت المربع الأول: فأنت في مربع طيب، لأنك واقعي وإحساسك ومشاعرك تقترب تماماً من الأمر الواقعي، ويعطيك هذا المركز العمل بمنطق الأقوياء.
• إذا اخترت المربع الثاني: فأنت في مربع سيء لأن إحساسك كاذب، وتحتاج بالقطع إلى أن تدرب نفسك لكي تتفق مشاعرك مع ما هو موجود بالفعل. والنصيحة هي أنك تحتاج إلى رويه في جمع مزيد من المعلومات، ومزيد من التحليل حتى يقترب إحساسك من الواقع.
• إذا اخترت المربع الثالث: فأنت أيضاً في وضع سيء، أسوأ وضع يمكن أن تكون فيه. فأنت لا ترى مؤشرات الإنذار، وإذا رأيتها تستهين بها. أبعد عن هذا المربع.
• إذا اخترت المربع الرابع: فأنت في وضع طيب جداً ومثالي، وبطبعك أنت تؤثر السلامة وحيث أن الواقع يشير إلى عدم وجود أي إشارات إنذار، وبالطبع أنت أيضاً لا تشعر بأي شيء حولك، فليس هناك أي مشكلة، وعلى الأرض السلام.
المرجع :
إسم الكتاب : إدارة الأزمات
إسم الكاتب : د.أحمد ماهر
دار النشر : الدار الجامعية – الإسكندرية
سنة النشر : 2011
رقم الصفحة :54